System ciągniony to technika Lean, która pozwala ograniczyć marnotrawstwo dowolnego procesu produkcyjnego. Zastosowanie systemu pull pozwala na rozpoczęcie nowej pracy tylko wtedy, gdy jest na to zapotrzebowanie ze strony klienta bądź wydziału produkcyjnego. Pozwala to zmniejszyć koszty ogólne i zoptymalizować koszty przechowywania.
Systemy ciągnione są częścią zasad Lean Manufacturing, które narodziły się pod koniec lat 40. XX wieku. System Pull ma na celu stworzenie przepływu pracy, w którym praca jest wykonywana tylko wtedy, gdy istnieje na nią zapotrzebowanie.
Cele systemu PULL
Celem systemu pull jest realizowanie zadań / tworzenie produktów w oparciu o rzeczywisty popyt, a nie prognozy. Dzięki temu firma może skupić się na wyeliminowaniu marnotrawstwa w procesie produkcyjnym. W rezultacie można zmniejszyć ryzyko zbyt wysokich zapasów w magazynach.
Zastosowanie systemu ciągnącego pozwala dostarczyć produkt dokładnie na czas (Just in time). Just in time to model produkcji, w którym produkty są wytwarzane w celu spełnienia rzeczywistych wymagań i uniknięcia przeładowania zapasami i strategii wypychania.
Apple jest jednym z przykładów tego, jak system pull może odnieść sukces. Firma ta zawsze tworzy szum wokół swoich nowych produktów, a konsumenci są zawsze gotowi do zakupu. Chcą "wyciągnąć" produkt ze sklepów.
Apple nie zaopatruje swoich sklepów ani partnerów detalicznych zbyt dużą ilością produktów. Firma ta, reaguje na bieżące zapotrzebowanie. Jeśli rośnie, produkują więcej. W ten sposób firma optymalizuje swoje zasoby i osiąga wysoką efektywność kosztową.
Jak zarządzać systemem pull?
Obecnie koncepcja systemu ciągnionego jest szeroko rozpowszechniona w różnych branżach. Profesjonaliści używają go nie tylko w produkcji, ale także w rozwoju oprogramowania, obsłudze klienta i nie tylko.
W kontekście zarządzania przepływem pracy system PULL umożliwia pracownikom wykonanie kolejnego zadania, jeśli mają możliwość rozpoczęcia nad nim pracy. Może to pomóc w lepszym ustalaniu priorytetów zadań i zapobieganiu przeciążaniu zespołów. Dzięki temu zespół może skupić się na wykonaniu najważniejszej pracy w danym czasie.
Aby osiągnąć wyższy poziom produktywności i wydajności przepływu pracy przy użyciu systemu ciągnionego, powinno się zastosować odpowiednie sygnały:
Sygnały
Przede wszystkim należy ustalić tzw. sygnały PULL. Najlepszym sposobem na to jest zbudowanie wizualnego przepływu pracy, w którym wszystkie cenne informacje mogą być rejestrowane i śledzone. Przykładami takich sygnałów mogą być karty kanban.
Kontroluj system
Po zbudowaniu wizualnego systemu ciągnionego należy wiedzieć, jak nim sterować. Jednym z najczęstszych sposobów skutecznego zarządzania systemem ciągnionego jest ograniczenie prac w toku. Jest to jedna z podstawowych praktyk metody Kanban, która jest szeroko rozpowszechnionym systemem pull.
Na przykład na tablicy Kanban przepływ pracy jest podzielony na różne etapy, takie jak "do wykonania", "w toku", "oczekiwanie na KJ, "gotowe do wysłania" itp. Ograniczając pracę, która może być w toku, można stworzyć płynny przepływ pracy i zidentyfikować w nim problematyczne etapy. Wbrew powszechnemu przekonaniu, że powinniśmy wykonywać wiele zadań jednocześnie, aby wykonać więcej celów, ograniczenie pracy w toku pozwoli członkom zespołu skupić się na pojedynczych zadaniach, aż do ich zakończenia.
Ograniczenie prac w toku nie wystarczy jednak do zbudowania trwałego systemu ciągnionego. Powinno się także ograniczyć czas jaki dana jednostka spędza w procesie. Limit ten może się różnić w zależności od wielkości zadania i będzie służył jako wymóg. Jeśli o tym zapomnisz, niektóre zadania mogą nieść za sobą dużo pracy w toku i zmniejszać wydajność przepływu.
Zalety korzystania systemu ciągnionego
W przeciwieństwie do systemów push, które zmuszają członków zespołu do pracy nad wieloma zadaniami, system pull pozwala członkom zespołu skoncentrować się na jednym elemencie pracy na raz. Takie podejście umożliwia jednostce pracy:
- Szybkie dostosowanie się do zmian, które mogą wystąpić w procesie pracy
- Optymalną wydajność swojego zespołu
- Zmniejszenie marnotrawstwa zasobów
- Zwiększenie produktywności
- Popraw wydajności przepływu