Metoda 5S

Metodologia doskonalenia zwana “5S” jest podejściem, zrodzonym w logice Lean Management, którego celem jest poprawa efektywności miejsca pracy,  zainicjowanie i utrzymanie procesu redukcji i eliminacji odpadów obecnych w organizacji, stale poprawiając standardy pracy i jakość produktu.

Co oznacza skrót 5s?

5S został stworzony w Japonii, więc polskie tłumaczenia dla każdego z pięciu kroków mogą się różnić. Podstawowe idee i połączenia między nimi są jednak łatwe do zrozumienia. Skrót 5S pochodzi od 5 japońskich słów:

• seiri (sort): klasyfikować, rozdzielać, eliminować, organizować
• seiton (set in order): porządkować
• seiso (shine): czyścić systematycznie
• seiketsu (standardize): standaryzować
• shitsuke (sustain): wsparcie, dyscyplina, szkolenie

Pierwszy S – SEIRI

Pierwszy z 5S odnosi się do japońskiego słowa “Seiri”.

W tej fazie staramy się odzyskać efektywność poprzez oddzielenie użytecznych rzeczy obecnych w obszarze pracy (które zostaną utrzymane lub nawet dodane) od niepotrzebnych i zbędnych rzeczy (które zostaną wyeliminowane).

Aby jak najlepiej wykorzystać przestrzeń roboczą i uprościć codzienne czynności, ważne jest, aby obiekty były ograniczone do minimum w miejscu pracy.

Aby postępować we właściwy sposób, należy wcześniej zdecydować, jakie powinny być podstawowe kryteria oceny przydatności obiektu (np. częstotliwość korzystania z obiektu, ilość przedmiotów uznawanych za konieczne itp.).

Aby ułatwić sobie pracę na tym etapie, możesz oznaczyć wszystkie przedmioty znalezione w miejscu pracy, które są uznane za bezużyteczne lub nie na miejscu, czerwonymi znacznikami/naklejkami. Wszystkie oznaczone obiekty, należy przenieść do specjalnego obszaru, aby zdecydować, co z nimi zrobić.  Jeśli po określonym czasie (miesiąc lub dwa) element nie był używany, nadszedł czas, aby usunąć go z obszaru roboczego.

Drugi S – SEITON

Drugi z 5S odnosi się do japońskiego słowa “Seiton”, oznaczającego “porządkowanie”.

W tej fazie, która uzupełnia w pewien sposób pierwszą, “pozostałe” obiekty, tj. te, które pozostają w obszarze po pierwszej fazie, zostaną ponownie uporządkowane i umieszczone w pobliżu stanowiska pracy w logiczny sposób, tak aby być pod ręką pracownika w razie potrzeby użycia.

Obiekty najczęściej używane muszą być umieszczone bliżej operatora, te mniej używane zostaną umieszczone w drugim rzędzie lub dalej.

Rzeczy do rozważenia:

• Które osoby (lub stacje robocze) używają jakich elementów?
• Kiedy używane są przedmioty?
• Które artykuły są najczęściej używane?
• Czy elementy powinny być pogrupowane według typu?
• Gdzie byłoby najbardziej logiczne umieszczanie przedmiotów?
  • Czy niektóre praktyki byłyby bardziej ergonomiczne dla pracowników niż inne?
  • Czy niektóre miejsca docelowe ograniczyłyby niepotrzebny ruch?
• Czy potrzeba więcej pojemników do przechowywania, aby utrzymać porządek?

Podczas tej fazy każdy powinien ustalić, jakie rozwiązania są najbardziej logiczne. Będzie to wymagało przemyślenia zadań, częstotliwości wykonywania zadań, ścieżek, które są pokonywane przez ludzi itp.

Trzeci S – SEISO

Trzeci z 5S odnosi się do japońskiego słowa “Seiso”, co oznacza “czyścić w sposób systematyczny”.

Zrobimy dobrą robotę, jeśli nasze miejsce pracy i sprzęt, który się w nim znajduje, będzie wyglądał podobnie jak w czasie gdy pracowaliśmy na nim po raz pierwszy. 5S koncentruje się na oczyszczeniu obszaru roboczego, co oznacza zamiatanie, mycie, odkurzanie, wycieranie powierzchni, odkładanie narzędzi i materiałów itp.

Często uważa się, że czyszczeniem powinny zajmować się osoby trzecie, ale podniesieniem kartki, która spadła na podłogę lub wyczyszczeniem narzędzia używanego w ciągu dnia, powinny zajmować się osoby pracujące w danym stanowisku pracy.

W tej trzeciej fazie czyszczenie należy rozumieć pod kątem 360 stopni. W rzeczywistości nie będzie to ograniczone do czyszczenia obszaru i wyposażenia w nim zawartego, ale należy wykorzystać ten moment do sprawdzenia maszyn i narzędzi roboczych, sprawdzając potrzebę ich konserwacji prewencyjnej.

Jeśli inspekcje i operacje czyszczenia są przeprowadzane systematycznie, w rzeczywistości są one szybkie i tanie, a na dłuższą metę pozwalają na oszczędność czasu netto.

Ci, którzy pracują bezpośrednio na liniach produkcyjnych, to między innymi ci, którzy lepiej znają stan techniczny maszyn i narzędzi niż ktokolwiek inny, co w konsekwencji może zapobiec awariom. W 5S każdy bierze odpowiedzialność za czyszczenie swojej przestrzeni roboczej, najlepiej codziennie. Dzięki temu ludzie stają się właścicielami przestrzeni, co w dłuższej perspektywie oznacza, że ​​ludzie będą bardziej zainwestować w swoją pracę i w firmę.

Dzięki czyszczeniu będziemy mogli zobaczyć, czy istnieje potrzeba lepszego oznakowania konkretnych obszarów za pomocą specjalnych etykiet na regałach lub na podłodze, w taki sposób aby obszar był bardziej uporządkowany i użyteczny dla wszystkich pracujących (nawet wizualnie).

Czwarty S – SEIKETSU

Czwarty z 5S odnosi się do japońskiego słowa “Seiketsu” lub “standaryzacja”.

Po wykonaniu pierwszych trzech kroków 5S stanowiska powinny wyglądać całkiem nieźle. Niepotrzebne obiekty już nie istnieją, wszystko jest zorganizowane, pomieszczenia są sprzątane, a sprzęt jest w dobrym stanie.

Aby nie utracić po drodze tych wyników, w tej fazie będziemy musieli zdecydować, w jaki sposób i jak często powtarzać wykonane kroki, przygotowując procedury ustalające “kto i co będzie robił, jak i kiedy”.

W zależności od obszaru roboczego przydatna może być codzienna lista kontrolna 5S lub zamieszczony harmonogram wskazujący, jak często pewne zadania czyszczenia muszą występować i kto jest za nie odpowiedzialny. To kolejne pomocne narzędzie.

Początkowo ludzie prawdopodobnie będą potrzebować przypomnień o 5S. W przypadku zadań 5S może być konieczne zarezerwowanie niewielkiej ilości czasu. Ale z biegiem czasu zadania staną się rutyną, a organizacja i sprzątanie 5S staną się częścią regularnej pracy.

Wizualne wskazówki, takie jak znaki, etykiety, plakaty, taśma do znakowania podłogi i organizery narzędzi również odgrywają ważną rolę w 5S. Mogą zapewniać wskazówki jak przechowywać przedmioty na miejscu, w wielu przypadkach bez słów.

Zastosowanie norm w rzeczywistości pomaga ludziom porzucić złe nawyki i zapoznać się z przyjętą nową metodą. Ta faza, wraz z piątą, jest prawdopodobnie najtrudniejsza do zrobienia, ale konieczne jest, aby nie zmarnować całej dotychczasowej pracy.

Piąty S – SHITSUKE

Piąta z 5S odnosi się do japońskiego słowa “Shitsuke”, co oznacza “wspierać”, “dyscyplinować”, “szkolić”.

Wprowadzenie i utrzymanie nowego sposobu pojmowania miejsca pracy musi być poparte wyraźnym i stałym zaangażowaniem najwyższego kierownictwa organizacji, które musi zagwarantować ciągłe szkolenie personelu, jasne i jednoznaczne określenie obowiązków jednostki i monitorować pracę, aby zidentyfikować wszelkie działania naprawcze, które należy podjąć.

Aby pomóc w utrzymaniu praktyk 5S, upewnij się, że wszyscy nowi pracownicy (lub pracownicy, którzy zmieniają wydziały) przechodzą szkolenie dotyczące procedur 5S ich obszaru.

Motywacje, które skłoniły organizację do wdrożenia 5S, muszą zostać jasno przekazane współpracownikom, wraz z osiągniętymi postępami i osiągniętymi celami.

W tej fazie zostanie ustanowiony system monitorowania i weryfikacji przestrzegania ustalonych reguł. W przypadku gdy stosujemy 5S tylko w obszarze pilotażowym, będzie to również faza, w której zdecydujemy, czy rozszerzyć ją na wszystkie inne obszary i w jaki sposób. Faza ta polega na uczynieniu z 5S programu długoterminowego, a nie tylko wydarzenia lub projektu krótkoterminowego. Idealnie jest gdy 5S staje się częścią kultury organizacji.

Ile kosztuje 5S?

System 5S wymaga pewnych zasobów, aby stać się skutecznym narzędziem. Minimalne koszty będą związane z:

• Szkoleniem pracowników
• Czyszczeniem i organizowaniem miejsca pracy
• Uzyskiwaniem narzędzi i materiałów do obsługi 5S (etykietowanie, oznaczanie podłóg, regały itp.)

Zasoby 5S

System 5S wymaga odpowiedniego oznakowania, aby pomóc pracownikom znaleźć narzędzia i materiały, zapewnić przestrzeganie norm oraz przekazywać informacje o zmianach w przepływie pracy i procedurach. Przemysłowe drukarki etykiet i znaków, a także materiały eksploatacyjne do drukarek, mogą pomóc w opracowaniu niestandardowych znaków i etykiet dopasowanych do miejsca pracy.