Schemat blokowy jest wizualną reprezentacją sekwencji kroków i decyzji potrzebnych do przeprowadzenia procesu. Każdy krok w sekwencji jest zapisywany w kształcie diagramu.
Kroki są połączone przez linie łączące i strzałki kierunkowe. Pozwala to wyświetlić schemat blokowy i logicznie śledzić proces od początku do końca.
Schemat blokowy to potężne narzędzie biznesowe. Odpowiedni projekt i konstrukcja zapewnia bardzo efektywną i wydajną komunikację kroków w procesie.
Schematy blokowe, wykorzystują prostokąty, owale, romby i inne kształty, aby zdefiniować typ kroku, wraz ze strzałkami łączącymi w celu zdefiniowania przepływu i sekwencji.
Historia
Schematy dokumentowania procesów biznesowych pojawiły się w latach dwudziestych i trzydziestych. W 1921 r. Inżynierowie przemysłowi Frank i Lillian Gilbreth przedstawili “Flow Process Chart” Amerykańskiemu Stowarzyszeniu Inżynierów Mechaników (ASME). We wczesnych latach trzydziestych inżynier przemysłowy Allan H. Morgensen użył na konferencji narzędzi Gilbretha do prezentacji na temat zwiększenia wydajności pracy dla ludzi biznesu w jego firmie. W 1940 roku dwaj studenci Morgensena, Art Spinanger i Ben S. Graham, rozpowszechniali te metody szerzej. Spinanger wprowadził metody upraszczania pracy do Procter and Gamble. Graham, dyrektor Standard Register Industrial, dostosował wykresy procesów przepływu do przetwarzania informacji. W 1947 r. ASME przyjęło system symboli dla schematów procesów przepływu, pochodzących z oryginalnego dzieła Gilbreth.
Również pod koniec lat 40. Herman Goldstine i John Van Neumann wykorzystali schematy do opracowania programów komputerowych, a tworzenie diagramów stało się wkrótce coraz bardziej popularne w programach komputerowych i algorytmach wszelkiego rodzaju. Schematy blokowe są dziś nadal używane do programowania, chociaż pseudokod, kombinacja słów i języka kodowania przeznaczonych do czytania przez ludzi, jest często używana do zobrazowania głębszych poziomów szczegółów i zbliżenia się do końcowego produktu.
W Japonii Kaoru Ishikawa (1915-1989), kluczowa postać w inicjatywach jakościowych w produkcji, nazywa schematy blokowe jednym z kluczowych narzędzi kontroli jakości, wraz z uzupełniającymi narzędziami, takimi jak Histogram, arkusz kontrolny i diagram przyczynowo-skutkowy, obecnie często nazywane Diagramem Ishikawy.
Symbole schematów blokowych
Zauważysz, że schemat blokowy ma różne kształty. Wykorzystują prostokąty, owale, romby i inne kształty, aby zdefiniować typ kroku, wraz ze strzałkami łączącymi w celu zdefiniowania przepływu i sekwencji.
Typ diagramu określa używane symbole schematu blokowego. Na przykład diagram przepływu danych może zawierać symbol wejścia / wyjścia, ale raczej nie zobaczysz go w większości diagramów przepływu procesu.
Z biegiem lat, wraz z ewolucją technologii, tak samo dzieje się z diagramami przepływu. Niektóre symbole schematów blokowych, które były używane w przeszłości do reprezentowania kartek komputerowych lub taśmy perforowanej, zostały przeniesione na śmietnik historii.
Istnieją dziesiątki symboli, które można wykorzystać w schemacie blokowym. Jeśli nie masz doświadczenia w zakresie tworzenia schematów blokowych, ważne jest, aby wiedzieć, co reprezentują przed ich użyciem.
Poniżej znajduje się lista podstawowych symboli wykorzystywanych w rysowaniu schematów blokowych.
Strzałka
Czytając schemat blokowy powinno podążać się za liniami ze strzałkami od jednego symbolu do kolejnego. Linie ze strzałkami określają przepływ przez wykres. Schematy blokowe są zwykle rysowane od góry do dołu lub od lewej do prawej. Numerowanie symboli jest opcjonalne. Numeracja jest pomocna, jeśli musisz odwołać się do kształtu w dyskusji. Numeracja symboli nie określa przepływu procesu. Jest on określony liniami ze strzałkami.
Podprogram lub predefiniowany proces
Jeśli tworzysz schemat blokowy oprogramowania, symbol ten nazywa się podprogramem. Podprogramy to części kodu, które uruchamiają i zwracają punkt wykonania do funkcji wywołującej. Pozwala to na napisanie jednego podprogramu i wywołanie go tak często, jak chcesz z dowolnego miejsca w kodzie. Podprogramy powodują, że kod jest mniejszy i łatwiejszy do przetestowania.
Jeśli nie jesteś programistą, symbol ten odnosi się do procesu zdefiniowanego gdzie indziej. Kształt ten oznacza, że istnieje schemat blokowy dla wstępnie zdefiniowanego procesu, który został już narysowany i powinieneś odwołać się do niego, aby uzyskać więcej informacji.
Łącznik stronicowy
Jeśli chcesz połączyć się z inną częścią schematu, a nie możesz narysować linii łączącej schematy, możesz użyć okręgu. W tym celu należy zakończyć jeden schemat okręgiem i oznaczyć go dowolną literą np. “A”. Następnie kolejny wykres, który ma być kontynuacją poprzedniego schematu powinien rozpocząć się okręgiem oznaczonym literą “A”. Należy go unikać, ale czasami jest konieczny.
Łącznik między stronicowy
Symbol ten oznacza, że przepływ jest kontynuowany na innej stronie. Litera lub numer strony w symbolu informuje, gdzie należy się udać. Symbol ten ma zadanie podobne do łącznika stronicowego. Różnicą jest to że kieruje on do innej strony schematu.
Działanie równolegle
Oznaczenie miejsca rozpoczęcia lub zakończenia dwu lub więcej operacji jednoczesnych.
Decyzja
Symbol decyzja zadaje pytanie. Odpowiedź na pytanie określa, drogę kontynuacji czytania schematu. Strzałki wychodzące od tego symbolu powinny być opisane odpowiedziami. Zwykle symbol decyzji jest używany, gdy istnieją 2 różne opcje (np. Tak/Nie).
Blok wejścia-wyjścia
Kształt schematu danych wskazuje wejścia i wyjścia z procesu. Jako taki, kształt jest częściej określany jako kształt I/O niż kształt danych.
Przykładem danych wejściowych jest otrzymywanie raportu, otrzymywanie wiadomości e-mail, otrzymywanie zamówienia, odbieranie danych w jakimś formacie itd.
Przykłady danych wyjściowych generują raport, wysyłają e-mail itp.
Blok operacyjny / proces
Służy do pokazania procesu, zadania, działania lub operacji. Pokazuje to, co trzeba zrobić, lub działanie, które należy podjąć. Tekst w prostokącie prawie zawsze zawiera czasownik.
Jest to najczęściej używany symbol zarówno na schematach blokowych, jak i na mapach procesów.
Blok graniczny / terminator
Terminatory pokazują punkty początkowe i końcowe w procesie. W przypadku użycia jako symbolu “Start” terminatory przedstawiają akcję wyzwalacza, która uruchamia przepływ procesu. Symbol oznaczony “Stop” kończy przepływ w procesie.
Adnotacja / komentarz
Umieszczony wraz z kontekstem symbol ten dodaje potrzebne wyjaśnienia lub komentarze w określonym zakresie. Może być również połączony linią przerywaną z odpowiednią sekcją schematu blokowego.
Kiedy używać schematu blokowego?
- Aby lepiej zrozumieć, jak proces jest wykonywany.
- Aby studiować proces doskonalenia.
- Aby komunikować się z innymi, w jaki sposób odbywa się proces?
- Gdy potrzebna jest lepsza komunikacja między osobami zaangażowanymi w ten sam proces.
- Aby udokumentować proces.
- Podczas planowania projektu.
Tworzenie schematu blokowego
Potrzebne materiały: karteczki samoprzylepne lub karty, duży kawałek papieru flipchart lub papier gazetowy, pisaki znakujące. Do wykonania w grupie lub osobiście.
- Zdefiniuj proces do diagramowania. Wpisz tytuł u góry powierzchni roboczej.
- Omów i określ granice swojego procesu: gdzie i kiedy rozpoczyna się proces? Gdzie i kiedy się kończy? Omów i określ poziom szczegółowości, który ma zostać uwzględniony na schemacie.
- Przy pomocy burzy mózgów określcie listę działań (procesów), które mają miejsce. Napisz każdy na karcie lub karteczce samoprzylepnej. Sekwencja nie jest w tym momencie ważna, chociaż myślenie w sekwencji może pomóc zapamiętać wszystkie kroki.
- Uporządkuj działania we właściwej kolejności.
- Gdy wszystkie działania są uwzględnione i wszyscy zgadzają się, że sekwencja jest poprawna, narysuj strzałki, aby pokazać przebieg procesu.
- Przejrzyj schemat blokowy z innymi uczestnikami procesu (pracownikami, przełożonymi, dostawcami, klientami), aby sprawdzić, czy zgadzają się, że proces jest dokładnie określony.
- Nie przejmuj się zbytnio rysowaniem schematu blokowego “właściwą drogą”. Właściwa droga to sposób, który pomaga zaangażowanym osobom zrozumieć proces.
- Zidentyfikuj i zaangażuj w proces tworzenia diagramów wszystkie kluczowe osoby zaangażowane w proces. Obejmuje to tych, którzy wykonują pracę w procesie: dostawców, klientów przełożonych. Zaangażuj ich w rzeczywiste sesje schematów blokowych, przeprowadzając z nimi wywiady przed sesjami i / lub pokazując im rozwijający się diagram pomiędzy sesjami roboczymi i uzyskując ich opinie.
- Nie należy przypisywać “eksperta technicznego” do narysowania schematu blokowego. Tworzyć powinni ludzie, którzy faktycznie wykonują ten proces.
- Dostępne jest oprogramowanie komputerowe do rysowania schematów blokowych. Oprogramowanie jest przydatne do rysowania schludnego końcowego diagramu, ale podana tutaj metoda działa lepiej w początkowych etapach tworzenia schematu blokowego.
Typy i zastosowania schematów blokowych
Jedną z pierwszych rzeczy, które należy zadać przy tworzeniu schematu blokowego, jest “jaki jest jego cel?”. Odpowiedź na to pytanie pomoże Ci utworzyć typ schematu blokowego najlepiej odpowiadający Twoim potrzebom.
Niektóre z typowych zastosowań schematów blokowych obejmują:
- Planowanie nowego projektu
- Dokumentowanie procesu
- Modelowanie procesu biznesowego
- Zarządzanie przepływem pracy
- Audyt procesu
- Mapowanie algorytmów komputerowych
- Zarządzanie danymi
- Inżynieria chemiczna i procesowa
Gdy znane jest użycie schematu blokowego, następnym krokiem jest wybranie najlepszego typu diagramu do przedstawienia go. Może to być podstawowy schemat blokowy, schemat blokowy swimlane, mapa strumienia wartości lub dowolny z kilku innych typów.
Planowanie nowego projektu – Podstawowy schemat blokowy
Jednym z najczęstszych zastosowań schematów blokowych jest wyznaczenie nowego projektu. Inżynierowie i projektanci oprogramowania często wykorzystują w tym celu schematy blokowe, ale inne grupy zawodowe mogą również uznać je za użyteczne. Są one szczególnie pomocne, gdy projekt obejmuje sekwencję kroków obejmujących decyzje.
Zarządzanie przepływem pracy – Schemat przepływu pracy
Systemy zarządzania przepływem pracy najlepiej zilustrować za pomocą diagramu przepływu pracy. Systemy te mogą skupiać się na integracji procesów, orientacji na zadania dla ludzi lub na obu. Celem jest stworzenie spójnego, wysokiej jakości wyników w oparciu o standardowy zestaw procedur. Oto przykład prostego schematu przepływu pracy:
Audyt procesu – Mapa procesu
Schematy mogą służyć do diagnozowania nieprawidłowego działania lub rozwiązywania problemów. Te zastosowania są powszechne w dziedzinie oprogramowania i elektroniki. Ale nie ograniczają się tylko do tych dyscyplin.
Organizacje biznesowe również wykorzystują schematy blokowe do usprawniania procesów. Podział procesów na mniejsze etapy, a następnie ich dokładne zbadanie może ujawnić obszary zarówno nieefektywności działania, jak i możliwości poprawy.
Mapa procesu jest szczegółowym schematem blokowym, który jest użytecznym narzędziem do audytu procesu. Do utworzenia mapy procesu służą cztery kroki:
- Identyfikacja i zrozumienie kroków w procesie.
- Zbieranie informacji w celu identyfikacji celów, ryzyka i kontroli w procesie.
- Wywiady z osobami zaangażowanymi i tworzenie mapy procesu.
- Analizowanie i wprowadzanie zmian w celu usprawnienia procesu.
Mapowanie algorytmów komputerowych – Diagram SDL
Burza mózgów algorytmów komputerowych jest często realizowana za pomocą diagramu SDL (Specification and Description Language). Jest to schemat blokowy, który oferuje unikalny zestaw symboli używanych do mapowania systemów czasu rzeczywistego. Trzy podstawowe elementy diagramu SDL to definicja systemu, blok i proces.
Jednym z powodów częstego wykorzystywania schematów blokowych do projektowania programów i sieci jest to, że oferują one również dobre źródło wewnętrznego rozwiązywania problemów. Są również świetnym sposobem na pokazanie klientom, jak rozwiązywać typowe problemy, ponieważ są wizualne i łatwe do naśladowania, gdy są właściwie prezentowane.
Zarządzanie danymi – Schemat przepływu danych
Diagramy przepływu danych (DFD) są skutecznym sposobem na wypełnienie luki komunikacyjnej między twórcami systemu, a użytkownikami. Są to specjalistyczne schematy, które dostarczają znaczną ilość informacji do stosunkowo niewielu symboli i łączników. Schemat wygląda podobnie jak schemat przepływu pracy.
Inżynieria chemiczna i procesowa – Schemat przepływu procesu
Schemat przepływu procesu (PFD) to ilustracja techniczna znana również jako schemat blokowy. Służy do prezentacji wysokopoziomowych procesów w inżynierii chemicznej i procesowej. PFD koncentruje się na głównych procesach produkcyjnych, ale nie pokaże drobnych szczegółów. Ten typ diagramu jest stosowany do szerokiej gamy aplikacji inżynierskich.
- Rafinacja ropy naftowej i ropy naftowej
- Systemy gazu ziemnego
- Zielona energia, taka jak wiatr i energia słoneczna
- Uzdatnianie wody i procesy
- Elektrownie
- Systemy orurowania i irygacji
PFD, który wyszczególnia wiele procesów, jest często nazywany schematem blokowym lub schematem przepływu.