Teoria ograniczeń

Theory of Constraints (TOC) (również teoria wąskich gardeł lub zarządzanie przepustowością) odnosi się do całokształtu procesów myślowych i metod poprawy wydajności (przepustowości) systemów opartych na ideach Eliyahu M. Goldratta.

Teoria wąskich gardeł opiera się na wiedzy z teorii systemów, że przepustowość systemu jest określona wyłącznie przez czynnik ograniczający (wąskie gardło lub ang. constraint). Przepustowość można poprawić tylko wtedy, gdy cały system jest zoptymalizowany pod każdym względem, zaczynając od czynnika ograniczającego.

Skuteczne, praktyczne metodologie kontroli produkcji (Drum-Buffer-Rope), marketingu i sprzedaży, handlu, zarządzania łańcuchem dostaw, finansów i kontrolingu, opracowywania strategii, a przede wszystkim zarządzania projektami opierają się na procesach myślowych wąskich gardeł.

Historia

Teoria ograniczeń (TOC) to ogólna filozofia zarządzania, wprowadzona przez Eliyahu M. Goldratta w jego książce zatytułowanej The Goal z 1984 r., która ma na celu pomóc organizacjom w ciągłym osiąganiu ich celów.  Goldratt zaadaptował tę koncepcję do zarządzania projektami w swojej książce Critical Chain , opublikowanej w 1997 roku.

Pięć kroków do usprawnienia

1. Zidentyfikuj ograniczenia / wąskie gardło: W każdym łańcuchu wartości istnieje dokładnie jeden system, który ogranicza przepustowość. W produkcji jest to zwykle etap procesu o najniższej wydajności, w zarządzaniu projektami jest to określony zespół lub umiejętność. Ale może to być również zdolność zarządzania, myślenie i przepustowość komunikacyjna. Wąskie gardło jest identyfikowane poprzez analizę zapasów lub odpowiednio dostosowane procesy planowania.
2. Zdecyduj, jak wykorzystać ograniczenia systemu: Po skupieniu się na wąskim gardle staje się jasne, że zwykle nie jest ono optymalnie wykorzystywane. Optymalizacja idzie w dwóch kierunkach. Z jednej strony należy zadbać o to, aby wąskie gardło nigdy nie było puste, tj. zawsze miało listę roboczą. Z drugiej strony wąskie gardło musi zostać uwolnione od wszystkich zadań, które niekoniecznie muszą być przetwarzane w wąskim gardle.
3. Podporządkuj wszystko inne powyższej decyzji: Tutaj wszystkie procesy wsparcia są systematycznie dostosowywane do wąskiego gardła. Należy upewnić się, że w całym systemie jest tylko tyle pracy, ile faktycznie można przetworzyć przez wąskie gardło.
4. Zmniejsz ograniczenia systemu: Następnym krokiem jest usunięcie wąskiego gardła . Dokonuje się tego wyraźnie po dwóch poprzednich krokach, gdyż zwykle wiąże się to ze wzrostem kosztów stałych i istnieje ryzyko utrwalenia się dotychczasowych, niekorzystnych paradygmatów zarządzania.
5. Zacznij ponownie od kroku 1: zawsze istnieje wąskie gardło systemowe. Gdy tylko wąskie gardło zostanie rozwiązane, w innym miejscu musi powstać nowe. Rozpoczyna się cykl charakteryzujący się szybką poprawą.

Największym wyzwaniem nie jest spocząć na laurach, ale skupić się na kolejnym wąskim gardle.

Procesy myślowe

W kontekście teorii wąskich gardeł opracowano narzędzia, które pomagają przełamać blokady mentalne, uczynić założenia przejrzystymi i wypracować nowe rozwiązania, czyli zainicjować procesy myślenia i zmiany.

Co należy zmienić?

• Current Reality Tree (CRT): drzewiasta reprezentacja aktualnego stanu oparta na niepożądanych zdarzeniach.
• Evaporating Cloud : graficzna reprezentacja istniejącego dylematu lub konfliktu. Prezentacja promuje ujawnienie podstawowych założeń, które są systematycznie kwestionowane, co często prowadzi do nowych spostrzeżeń i znalezienia korzystnych dla obu stron rozwiązań lub ujawnienia szkodliwych reguł.

Dokąd powinna prowadzić zmiana?

• Future Reality Tree (FRT): drzewiasta reprezentacja przyszłego pożądanego stanu z naciskiem na działania, które należy podjąć.
• Negative branch reservations: przyszłe drzewo i jego miary są uzupełnione zastrzeżeniami - możliwe negatywne skutki uboczne.

W jaki sposób zmiana powinna zostać spowodowana?

• PreRequisite Tree (PRT): reprezentacja drzewa, która pokazuje, jakie warunki wstępne muszą zostać spełnione, aby osiągnąć cel (drzewo przyszłości). Punktem wyjścia jest poszukiwanie przeszkód na drodze do celu.
• Transition Tree (TRT): reprezentacja drzewa, które działania należy podjąć i dlaczego, w jakiej kolejności, aby osiągnąć cel.

Obszary zastosowań

1. Kontrola produkcji - Drum-Buffer-Rope
2. Marketing i sprzedaż: zastosowanie teorii wąskich gardeł powinno skutkować uwolnieniem mocy produkcyjnych, spadkiem czasów przerobu i kosztów oraz poprawą terminowości dostaw. Dzięki temu firma wyróżnia się na tle konkurencji.
3. Handel detaliczny: teoria wąskich gardeł w handlu detalicznym obejmuje ścisłą koordynację w całym łańcuchu dystrybucji poprzez priorytetowe traktowanie szybkiego uzupełniania zapasów, tak aby można było uniknąć nadmiernych zapasów i niedoborów.
4. Zarządzanie łańcuchem dostaw: to kompleksowe zastosowanie teorii wąskich gardeł do pierwszych trzech obszarów zastosowań.
5. Finanse i kontroling: teoria wąskich gardeł działa z kilkoma parametrami (przepustowość, zapasy/inwestycje i koszty operacyjne). Wszystkie decyzje finansowe są oceniane wyłącznie pod kątem ich wpływu na wąskie gardło.
6. Rozwój strategii: gdy tylko zostanie osiągnięta doskonałość operacyjna, kwestie strategiczne wysuwają się na pierwszy plan. Dzięki konsekwentnemu stosowaniu procesów myślowych powstaje drzewo strategii i taktyki, które ma na celu długoterminowe bezpieczeństwo firmy, a tym samym miejsc pracy.
7. Budowa instalacji i zarządzanie projektami (zarządzanie projektami w łańcuchu krytycznym): podstawą jest kontrola produkcji, a zatem jest w pełni zdolna do realizacji wielu projektów.

Metody

W trakcie implementacji teorii wąskich gardeł wykorzystuje się szereg metod, z których część jest zgodna z obszarami zastosowań.

• Drum-Buffer-Rope : Kontrola produkcji, gdy w przedsiębiorstwie występuje wąskie gardło.
• Simplified-DBR : uproszczony DBR , gdy wąskim gardłem jest rynek.
• System PULL : zasady sprytnego rozmieszczania zapasów, tak aby pożądany produkt z dużym prawdopodobieństwem znajdował się w magazynie w punkcie sprzedaży wtedy gdy jest potrzebny.
• Mafia-Offer : Wykorzystanie doskonałości operacyjnej jako wyjątkowej przewagi konkurencyjnej.
• Critical Chain Project Management: rozwiązanie do zarządzania wieloma projektami w celu niezawodnego dotrzymywania terminów i zwiększania przepustowości.
• Procesy myślowe: procesy myślowe wspomniane powyżej.
• Drzewa strategii i taktyki : ogólne modele procedur dla standardowych zastosowań teorii wąskich gardeł.
• Layers-of-Resistance: Model wyjaśniania i pokonywania przeszkód.

Bibliografia

• Victoria J.Mabin, Steven J. Balderstone: The performance of the theory of constraints methodology : Analysis and discussion of successful TOC applications. In: International Journal of Operations & Production Management.
• Eliyahu M. Goldratt: What is this thing called Theory of Constraints and how should it be implemented? North River Press, Great Barrinton.