Redukowanie zapasów w magazynie

Ograniczenie zapasów jest jednym z celów lean management. Pamiętaj, że zapas magazynie nie jest dźwigną którą można pociągnąć. Zapas magazynowy powinien być bardziej wynikiem innych dobrych ulepszeń związanych z lean. W artykule tym spróbuję przedstawić jak osiągnąć dobry poziom zapasów bez powodowania chaosu w procesie produkcyjnym.

Zmniejszając zapas możesz osiągnąć skutek odwrotny

Często decydujemy się na zmniejszenie zapasów chcąc być jak Toyota, bądź tym że zapasy są drogie czy też zajmują dużo miejsca. Podejmujemy decyzję o zmniejszeniu zakupów mając nadzieję, że zapasy spadną.

Jednak materiały zdeponowane w magazynie pełnią jakąś funkcję (o ile były zamówione z rozwagą). Materiały te służą jakiemuś celowi, a mianowicie buforowaniu naszej produkcji. Zmniejszając drastycznie wielkość magazynu, materiały nie będą mogły spełniać swojej funkcji. Liczba brakujących części wzrośnie, podobnie jak liczba niezrealizowanych zamówień.

Po cięciach w magazynie, większość surowców nadal będzie dostarczana na czas, ale nie wszystkie. Załóżmy że w procesie zabrakło jednej części. Jeśli chciałbyś wyprodukować 1000 produktów, każdy produkt potrzebuje 100 różnych części lecz w każdym produkcie brakuje jednego elementu (w takim przypadku stałeś się właścicielem 1000 sztuk wyrobu, którego nie można sprzedać). Często zdarza się że pracownik zaopatrzenia w takich przypadkach najczęściej dokonuje chaotycznych zakupów zwiększając drastycznie zapas danej części (kolejne zwiększenie zapasu) bo przecież brakującej części nie może zabraknąć ponownie. Nagle zmienia się popyt i zostajesz razem z niesprzedanym wyrobem, jak i elementami które zamówiono w wyniku chaotycznego zamówienia przez pracownika zaopatrzenia.

W związku z tym w rzeczywistości nieprzemyślane zmniejszenie zapasów może zwiększyć zapas magazynowy, a także pogorszyć wydajność produkcji.

Zredukuj zapasy, zmniejszając wielkość partii

Posiadanie wielkości partii większej niż 1 to nic innego jak celowo wprowadzona fluktuacja. Na poniższym wykresie poziomy zapasów w czasie są wyświetlane dla partii o rozmiarach 20, 10 i 5. Jak można się było spodziewać, poziomy zapasów są niższe dla mniejszych partii. W rzeczywistości średnia wartość zapasów w poniższym przykładzie jest prawie dokładnie równa połowie wielkości partii (tj. średnia wartość zapasów wynosi 10, 5 i 2.5 w przypadku partii o rozmiarach 20, 10 i 5).

W związku z tym zmniejszenie wielkości partii jest jednym z najprostszych sposobów zmniejszenia zapasów. Powyższy przykład jest nieco uproszczeniem tylko dla pojedynczej partii. Prawdopodobnie jednak masz wiele partii. Ogólnie rzecz biorąc, jeśli zmniejszysz o połowę swój rozmiar partii i utrzymasz stałą liczbę partii, zmniejszysz o połowę swój zapas. Zmniejszenie wielkości partii to jeden z najprostszych sposobów na zmniejszenie zapasów.

Zanim jednak ograniczysz wielkość partii, pamiętaj o powodach, dla których mamy ekwipunek. Te partie mogą zaoszczędzić czas i pieniądze. Na przykład koszty wysyłki lub koszty transportu mogą nie być zerowe i mogą wzrosnąć przy mniejszym rozmiarze partii.

Zredukuj zapasy zmniejszając inne fluktuacje

Pamiętaj, twoje zapasy / partie buforują wahania. Jeśli zbyt ograniczysz poziom zapasów / wielkość partii nie będziesz w stanie dłużej buforować swoich fluktuacji. Wniosek z tego jest taki, ze aby zmniejszyć poziom zapasów należy zmniejszyć fluktuacje. Jednym z narzędzi jest w tym przypadku przepływ ciągnący, który oprócz redukcji fluktuacji daje górny limit zapasów. Skutkiem ubocznym działań w zakresie szczupłego zarządzania jest właśnie zmniejszenie zapasów.

Jeśli szczupłe zarządzanie jest priorytetem w Waszej organizacji to prawdopodobnie słyszeliście metaforę statku unoszącego się na wodzie z kamieniami poniżej. Woda oznacza zapasy, a kamienie są problemami dla twojego systemu produkcyjnego. Obniżając poziom wody w pewnym momencie kamienie zarysują kadłub statku co może być sporym problemem. Należy utrzymywać poziom wody (zapasów) na takim poziomie aby być tuż nad kamieniami.

Wyobraźmy sobie jednak że zmienimy trasę bądź pozbędziemy się problemów (kamieni). Poziom wody będzie można zmniejszyć jeszcze bardziej. Jeśli znajdziesz problem, powinieneś wyeliminować jego główną przyczynę, w taki sposób aby się więcej nie powtórzył. W zależności od źródła fluktuacji możesz próbować współpracować z dostawcami, aby zapewnić bardziej niezawodną dostawę, spróbuj lepiej zrozumieć swoich klientów, aby dokładniej przewidzieć zapotrzebowanie, poprawić obsługę lub dostępność systemu lub wiele innych rzeczy.

Jeśli jest więcej problemów, niż możesz sobie z tym poradzić, musisz zwiększyć zapasy. Pamiętaj, zbyt mała ilość zapasów może być tak samo zła jak zbyt duża.

Osiąganie odpowiedniego poziomu zapasów

Aby rozsądnie poprawić stan zapasów bez powodowania chaosu, wskazane jest wykonanie mniejszych kroków. Po pierwsze, musisz wiedzieć, czy twój obecny poziom zapasów jest odpowiedni do możliwości twojego systemu produkcyjnego. Jeśli problemy związane z zapasami (brakujące części, nieodebrane dostawy, …) przytłaczają cię każdego dnia, to prawdopodobnie masz za mało zapasów i powinieneś je zwiększyć.

Idealnym narzędziem do realizacji tego zadania jest cykl Deminga. W zasadzie aby dojść do optymalnego poziomu zapasów wykonaj (w cyklu PDCA) dwa podstawowe kroki:

1. Zmniejsz wahania systemu
2. Zmniejsz wielkość partii - warto wspomóc się w tym przypadku wskaźnikiem rotacji

Wykonuj te dwa kroki, a jestem pewien że osiągniesz optymalny poziom swoich zapasów.