Metoda 5 Why

Technika 5 why lub 5W (z ang. 5 dlaczego) jest metodologią, należącą do dziedziny rozwiązywania problemów i opiera się na serii pytań, które pozwalają zbadać związki przyczynowo-skutkowe, które odnoszą się do danego problemu.

Celem metodologii jest ustalenie prawdziwej przyczyny defektu, wykraczającej poza zwykłe rozpoznanie objawów.

Instrument ten został opracowany przez Sakiri Toyoda i został użyty po raz pierwszy w słynnym Toyota Production System, a obecnie jest stosowany w fazie analizy metodologii DMAIC, który należy do Six Sigma.

Metoda 5W opiera się na analizie objawów. Celem analizy jest dojście do opisu przyczyn problemu. Ścieżka używana do zlokalizowania prawdziwych przyczyn problemu jest iteracyjna (powinna być powtórzona przynajmniej 5 razy lub tak długo, jak to konieczne. 5 jest tylko liczbą umowną).

Metoda 5 Why

Celem metodologii jest ustalenie prawdziwej przyczyny defektu, wykraczającej poza zwykłe rozpoznanie objawów. Instrument ten został opracowany przez Sakiri Toyoda i został użyty po raz pierwszy w słynnym Toyota Production System, a obecnie jest stosowany w fazie analizy metodologii DMAIC, który należy do Six Sigma.

Metoda 5W opiera się na analizie objawów. Celem analizy jest dojście do opisu przyczyn problemu. Ścieżka używana do zlokalizowania prawdziwych przyczyn problemu jest iteracyjna (powinna być powtórzona przynajmniej 5 razy lub tak długo, jak to konieczne. 5 jest tylko liczbą umowną).

Metodologia 5 Why

Metodologia jest bardzo prosta: powtarzamy pytanie “dlaczego”, dopóki nie dojdziemy do ustalenia prawdziwych przyczyn symptomu, który wynika z badanego problemu. Koniec iteracji należy kontynuować tak długo aż zidentyfikujemy przyczynę bądź zapętlimy się w odpowiedziach.

Metoda “5 dlaczego” może wydawać się zwodniczo prosta. Wymaga one myślenia, inteligentnego zadawania pytań, a także dyscyplinę i wytrwałość w stosowaniu tej metody.

Odpowiedź na jedno pytanie “Dlaczego… ” prowadzi do sformułowania następnego pytania “Dlaczego…”. Nie zawsze jednak możliwe jest natychmiastowe zadanie lub odpowiedź na następne pytanie. Być może będziesz musiał zebrać i przeanalizować więcej informacji, aby odpowiednio odpowiedzieć na bieżące pytanie.

Ta metoda może być niezwykle cenna i potężna. Jednak wymaga praktyki. Im częściej będziesz go używał, ćwiczył, tym więcej rozwiążesz problemów.

Przykłady 5 Why

Przykład 1

Problem – Nie wysłaliśmy biuletynu informującego o najnowszych aktualizacjach oprogramowania na czas.

1. Dlaczego nie wysłaliśmy biuletynu na czas? Aktualizacje nie zostały wdrożone do ostatecznego terminu.
2. Dlaczego aktualizacje nie zostały wdrożone na czas? Ponieważ programiści wciąż pracowali nad nowymi funkcjami.
3. Dlaczego programiści wciąż pracowali nad nowymi funkcjami? Jeden z nowych programistów nie znał procedur.
4. Dlaczego nowy programista nie znał wszystkich procedur? Nie był odpowiednio przeszkolony.
5. Dlaczego nie został odpowiednio przeszkolony? Ponieważ dyrektor ds. technicznych jest przekonany, że nowi pracownicy nie potrzebują dokładnych szkoleń i powinni się uczyć podczas pracy.

Przykład 2

Problem – Klienci są niezadowoleni, ponieważ wysyłane są produkty, są niezgodne ze specyfikacją.

1. Dlaczego klientom wysyłane są złe produkty? Ponieważ produkcja zbudowała produkty zgodnie ze specyfikacją, która różni się od tego, na co zgodził się klient i sprzedawca.
2. Dlaczego produkcja spowodowała, że ​​produkty różnią się od specyfikacji sprzedawcy? Ponieważ sprzedawca przyspiesza pracę w hali produkcyjnej, dzwoniąc bezpośrednio do szefa produkcji, aby rozpoczął produkcję. Wystąpił błąd podczas przekazywania lub zapisywania specyfikacji.
3. Dlaczego sprzedawca dzwoni bezpośrednio do kierownika produkcji w celu przyspieszenia rozpoczęcia pracy, zamiast postępować zgodnie z procedurą ustaloną w firmie? Ponieważ formularz “Rozpocznij pracę” wymaga zatwierdzenia dyrektora sprzedaży, zanim rozpocznie się praca. Spowalnia to proces produkcyjny (lub zatrzyma go, gdy dyrektor znajdzie się poza biurem).
4. Dlaczego formularz jest zatwierdzany przez dyrektora sprzedaży? Ponieważ dyrektor ds. sprzedaży musi być na bieżąco informowany o sprzedaży w celu prowadzenia rozmów z dyrektorem generalnym.

W tym przypadku wymagane były tylko cztery iteracje, aby dowiedzieć się, że dyrektor sprzedaży przyczynia się do załamania procesu.

Przykład 3

Jest to przykład nietypowy, wzięty z rzeczywistości. Pewne przedsiębiorstwo zostało zapytane o to co uważa za największy problem, z którym chce się zmierzyć. Otrzymano odpowiedź: chcemy wdrożyć Kanban.

Problem: Chcemy wdrożyć kanban.

1. Dlaczego chcecie wdrożyć kanban? Cóż, ponieważ Toyota robi to z powodzeniem.
2. Ponownie pytam, dlaczego potrzebujecie systemu kanban? Ponieważ często mamy przestoje z powodu braku materiałów.
3. Dlaczego? Ponieważ materiał przybył za późno.
4. Dlaczego? Ponieważ w naszym przepływie materiałowym jest chaos.
5. Dlaczego? Ponieważ nasze zamówienia i procesy produkcji są zdezorganizowane.

Okej, więc Waszym problemem jest w rzeczywistości zdezorganizowany porządek i proces produkcji. Naprawę należy zacząć od tego.

Wnioski

Można zauważyć, że podstawową przyczyną początkowego problemu powyższych przykładów okazało się coś zupełnie innego niż większość oczekiwań.

Ponadto oczywiste jest, że nie były to problemy technologiczne, ale procesowe. Jest to typowe, ponieważ często skupiamy się na produkcie, a zaniedbujemy czynnik ludzki.

Dlatego analiza 5 Why ma na celu dokładne zbadanie konkretnego problemu, w rezultacie pokazując prawdziwą przyczynę problemu.

Pamiętaj, że “5” to tylko liczba. Pytaj “dlaczego” tyle razy, ile potrzebujesz, aby ukończyć proces i podjąć odpowiednie działania.

Jak zacząć analizę 5 why?

Technika 5 Why może pomóc Ci osiągnąć ciągłe doskonalenie na dowolnym poziomie organizacji. Oto kilka podstawowych kroków, które należy wykonać.

Utwórz zespół

Spróbuj zebrać zespół ludzi z różnych działów. Każdy przedstawiciel musi znać proces, który ma zostać zbadany.

Tworząc zespół wielofunkcyjny, otrzymasz unikalne punkty widzenia.

Pomoże Ci to zebrać wystarczającą ilość informacji, aby podjąć świadomą decyzję. Należy pamiętać, że nie jest to zadanie indywidualne i musi zostać wykonane przez zespół.

Zdefiniuj problem

Omów i opisz problem z zespołem. Pomoże Ci to określić zakres problemu, który zamierzasz zbadać.

Jest to ważne, ponieważ badanie problemu o szerokim zakresie może być czasochłonnym ćwiczeniem z niewyraźnymi granicami. Staraj się być maksymalnie skoncentrowany, aby znaleźć skuteczne rozwiązanie.

Zapytaj dlaczego

Wzmocnij jedną osobę, aby ułatwić cały proces. Ten lider zespołu zadaje pytania i stara się skupić zespół na sobie. Odpowiedzi powinny być oparte na faktach i rzeczywistych danych, a nie na opiniach emocjonalnych.

Lider powinien zadawać pytanie “dlaczego” tyle razy, ile potrzeba, aby zespół mógł zidentyfikować pierwotną przyczynę początkowego problemu.

Rada 1. Nie zadawaj zbyt wielu “Dlaczego”. Jeśli będziesz kontynuował, możesz otrzymać mnóstwo nieuzasadnionych sugestii i skarg, co nie jest celem. Skup się na znalezieniu głównej przyczyny.

Rada 2. Czasami może istnieć więcej niż jedna podstawowa przyczyna. W takich przypadkach analiza 5 Why będzie wyglądać bardziej jak macierz z różnymi gałęziami. Może to nawet pomóc w wykryciu i wyeliminowaniu problemów organizacyjnych, które mają trwale negatywny wpływ na ogólną wydajność.

Podejmij działanie

Po tym, jak zespół wykryje główną przyczynę (przyczyny), nadszedł czas na podjęcie działań naprawczych. Wszyscy członkowie powinni brać udział w dyskusji, aby znaleźć i zastosować najlepsze rozwiązanie, które chroni proces przed powtarzającymi się problemami.

Po podjęciu decyzji jeden z członków zespołu powinien być odpowiedzialny za stosowanie właściwych działań i obserwowanie całego procesu.

Po pewnym czasie zespół musi się ponownie spotkać i sprawdzić, czy jego działania rzeczywiście miały pozytywny wpływ. Jeśli nie, proces należy powtórzyć.

Ostatecznie sprawa powinna być udokumentowana i opublikowana w całej organizacji. Udostępnienie tych informacji zapewni wnikliwy przegląd różnych problemów, z jakimi może zmierzyć się zespół i jak można je wyeliminować.

Jakie problemy można rozwiązać za pomocą 5 Dlaczego?

Technika 5Why jest ścieżką raczej liniową, przeznaczoną do znalezienia pojedynczej przyczyny źródłowej. Dlatego najlepiej jest z problemami, które prawdopodobnie mają tylko jedną główną przyczynę. Im więcej możliwych przyczyn problemu, tym trudniej będzie użyć tej metody.

Na przykład, jeśli masz problem: “Nasza firma nie zarabia!” Metoda 5 Why może nie być odpowiednia. Choć ostatecznie doprowadzi to do jednej odpowiedzi, to jest wysoce wątpliwe, że jest to najważniejsze i według wszelkiego prawdopodobieństwa nie jest to jedyna przyczyna. W takim przypadku inne metody, takie jak wykresy fishbone lub burza mózgów, mogą przynieść lepsze rezultaty.

Podsumowanie

Technika 5 Why jest prostym i skutecznym narzędziem do rozwiązywania problemów. Jego głównym celem jest znalezienie dokładnego powodu, który powoduje dany problem, poprzez zadawanie pytań typu “Dlaczego”.

• Metoda 5 Why pomaga zespołowi skoncentrować się na znalezieniu głównej przyczyny każdego problemu.
• Zachęca każdego członka zespołu do dzielenia się pomysłami na ciągłe doskonalenie, zamiast obwiniać innych.
• Daje to zespołowi pewność, że może wyeliminować każdy problem i zapobiec powtarzającym się niepowodzeniom.